Workation

Niet elke medewerker kan zomaar een workation aanvragen. Werkgevers moeten duidelijke afspraken maken over de duur, werktijden, bereikbaarheid, en de aard van de werkzaamheden tijdens de workation. Het is ook belangrijk om beleid te formuleren dat gelijkheid garandeert en praktische zaken zoals tijdzones, ziekte en re-integratie behandelt. De werkplek moet voldoen aan de arbeids- en veiligheidseisen van het thuisland. Zo zorgt de werkgever voor een georganiseerde en eerlijke aanpak van workations binnen het bedrijf. Volgens de Wet flexibel werken mag een werknemer een verzoek indienen om op een andere locatie te werken. Dit verzoek kan door de werkgever worden geweigerd, maar moet serieus overwogen en schriftelijk onderbouwd worden. Het vakantiedeel van een workation valt onder de reguliere vakantieregelgeving, waarbij de werkgever in principe niet kan weigeren tenzij er gewichtige redenen zijn.

Voor een workation hoef je doorgaans geen aparte verzekering af te sluiten, want met een Doorlopende- of Kortlopende Reisverzekering zijn zakenreizen en workations standaard meeverzekerd. Dit omvat onder andere annuleringen wegens ziekte, vergoeding voor koerierskosten bij laptopverlies of -beschadiging, en voor onverwachte internetkosten. Werkapparatuur zoals laptops is niet standaard gedekt en moet apart verzekerd worden met de aanvullende dekking Bagage op reis. Medische kosten, pechhulp onderweg en reizen naar gebieden met een negatief reisadvies zijn ook niet gedekt. Je kunt vaak kiezen voor Europadekking of Werelddekking, en bedrijven kunnen een Zakelijke Zakenreisverzekering afsluiten voor hun medewerkers (wij raden aan dit aan te vragen via je werkgever).

Een workation brengt natuurlijk extra kosten met zich mee voor jou als medewerker. Voor een georganiseerde groeps-workation betaal je tussen de €750 en €1900 per week, afhankelijk van de locatie en voorzieningen. Zelf een workation organiseren geeft meer controle over de kosten. Accommodaties variëren sterk: van luxe villa’s tot hostels, met prijzen rond €400 per week voor korte periodes en ongeveer €250 per week voor verblijven van vier weken of langer. Reiskosten hangen af van de afstand en het vervoermiddel. Voor verre bestemmingen zoals Zuid-Afrika zijn deze hoger dan voor dichtbijgelegen locaties. Kosten voor eten en drinken variëren per bestemming; in sommige landen zoals Spanje zijn ze lager dan in Nederland, terwijl ze in Scandinavië hoger kunnen uitvallen. Werkgevers kunnen workations vergoeden, vooral als de workation een belangrijk zakelijk doel dient. Freelancers en ondernemers kunnen mogelijk een deel van de kosten als zakelijke uitgaven aftrekken, mits minimaal 50% van de activiteiten zakelijk zijn.

Een workation voor teams combineert werk en ontspanning op inspirerende locaties. Deze unieke benadering trekt nieuw talent aan en versterkt bestaande teams door buiten werktijd persoonlijke verbindingen te creëren. Het team gaat samen op avontuur, wat leidt tot een positieve werkomgeving en verhoogde betrokkenheid. Deze settings bevorderen ook samenwerkingen en innovatieve oplossingen. Dit kan dichtbij op de Veluwe, Terschelling of Limburg, maar ook wat verder in bijv Londen, Parijs, Porto of een andere grote Europese stad. Het nadeel is dat je minder rust voor jezelf hebt en altijd in een soort werkomgeving blijft hangen doordat je met je team op vakantie bent.

Voor een workation binnen Europa heb je als Nederlandse burger geen werkvergunning nodig dankzij het vrije verkeer van personen. Echter, bij een verblijf langer dan drie maanden in een land zoals Spanje, moet je een NIE (Número de Identidad de Extranjero) aanvragen. Daarnaast moet je minimaal vier maanden per jaar in Nederland verblijven om ingeschreven te blijven. Buiten de EU gelden andere regels. Voor kortere verblijven kun je meestal als toerist werken, maar voor langere periodes heb je een visum nodig. Het Digital Nomad Visum biedt een oplossing voor digitale nomaden die langer willen blijven. Dit visum geeft een legale status en toegang tot voorzieningen in het gastland. Landen zoals Portugal, Duitsland, Estland, en Kroatië bieden deze visa aan. Buiten Europa kun je in onder andere Dubai, Barbados, en Costa Rica terecht met een Digital Nomad Visum.